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個人情報保護について

同志社大学(以下「本学」という)では、大学が保有する受験生、在学生、卒業生などの個人情報を保護することが、個人のプライバシーの保護のみならず、大学の教育?研究の上でも極めて重要な事項であると認識するとともに、本学の社会的責務であると考えています。
本学においては、「個人情報の保護に関する法律」(以下、「法律」という)ならびに学校法人同志社「個人情報保護の基本方針」及び「同志社個人情報保護規程」に基づき、個人情報の適正な取扱いに努めてまいります。
同志社大学長

本学は、個人情報保護の重要性を深く認識し、個人情報の不正使用や流出を防ぎ適切に使用していくため、学校法人同志社の『個人情報保護の基本方針』 等に従い、適正な保護管理に努めます。

※本学の公式ウェブサイト(www.doshisha.ac.jp/ 以下「本サイト」という)は本学が運営しています。

個人情報取扱事業者の名称等

同志社大学
京都市上京区今出川通烏丸東入
同志社大学長 植木 朝子

個人情報の収集と利用目的

個人情報の収集は、本学の活動目的を達成するために必要最小限の範囲内で、適正かつ公正な手段により行います。ただし、本人の同意がある場合や法令の規定に基づく場合等はこの限りではありません。

本学が収集する個人情報の利用目的は以下のとおりです。
学生教務、国際交流、学生支援、キャリア支援、総合情報環境利用支援、保健管理に関する業務のため
父母?保証人学費納入等通知、募金、父母会運営および関連通知に関する業務のため
卒業生卒業?成績?在籍等の証明に関する業務、広報?募金?卒業生との連携に関する業務のため
  • 本学教職員に関する個人情報の取扱いについては本法人のウェブサイトにてご確認ください。
 学校法人同志社

個人データの第三者提供について

本学は、原則として個人情報を本人の同意なしに第三者に提供することはありません。ただし、「個人情報の保護に関する法律第27条第1項」または「同志社個人情報保護規程第6条第3項」に該当する場合は、この限りではありません。

個人データの共同利用について

本学は、利用目的の達成に必要な範囲において、個人情報保護に関する法律第27条第5項第3号に基づき、以下の団体との間で、個人情報の共同利用を行います。
共同利用先においては、当該個人データの紛失、破壊、改ざん及び漏洩等の不正な取扱いがなされないように、適切かつ厳正な管理を行います。

個人データの共同利用先 個人データの共同利用先[PDF 76KB]
利用目的本学の発展を目的とした活動の案内等
(会報や機関誌の発行および送付、総会の案内などのため)
共同利用される
個人データの項目
卒業生団体:卒業生本人の氏名、連絡先(郵便番号、住所、学生ID、電話番号、E-mailアドレス)、生年月日、卒業学部(研究科)、卒業(修了)年月
父母会:父母氏名、父母連絡先(郵便番号、住所、電話番号)、学生ID、学生氏名
学会:教員および学生の氏名、連絡先(郵便番号、住所、電話番号、E-mailアドレス、生年月日)、学生ID
共同利用の手段
又は方法
同志社大学が定めるセキュリティを確保した方法による

保有個人データの開示、訂正、利用停止等の請求手続

自己に関する保有個人データの開示、訂正?追加?削除または利用停止等の請求をする場合は、以下のとおり手続きしてください。原則として本人からの請求に基づき、正当な理由であると個人情報管理者が認めた場合に請求に応じます。なお、請求の対象となる個人情報は、本学が開示などの権限を有する個人情報です。

【提出書類等】
(1)保有個人データ開示等請求書(以下「請求書」という。)保有個人データ開示等請求書[PDF 225KB]
(2)本人確認のための書類(学生証、運転免許証、パスポートなど)
  *本人確認書類や代理人請求の場合に必要となる書類の詳細は、請求書に記載の注記をご確認ください。
(3)結果通知について、郵送による受け取りを希望される場合は、返信用封筒に切手を貼付して提出ください。

【請求手続等】
(1)事前に下記「個人情報の取扱いに関する問合せ先」にお問合せいただいたうえで、上記提出書類を当該担当課?事務室へ持参または郵送で提出することにより行ってください。

(2)開示等請求の事務手数料として300円をお支払いいただきます。お支払い方法は下記を参照してください。なお、郵送によるご請求の際には別途郵送料等が必要になります。

*法令の定め等により本学が開示義務を負わない請求については、回答できないこともありますが、その場合でも、事務手数料はお返ししませんのでご了承ください。
*保有個人データの訂正?追加?削除、利用停止等の請求手続に関しては、上記事務手数料は不要です。

■持参される場合
本学の証明書発行機にて手数料を納入し、その際、発行される納入済証を添えて請求してください。
 証明書発行機の設置場所:
   今出川校地 良心館1階、尋真館1階、寒梅館2階、志高館1階
   京田辺校地 成心館1階、情報メディア館1階

■郵送される場合
銀行振込により事務手数料をお振込ください。振込先口座情報等については、下記「個人情報の取扱いに関する問合せ先」にお問合せください。なお、振込手数料は請求者のご負担でお願いします。

【その他】
?請求書および本人確認書類に記載される個人情報は、当該申請に基づく処理に必要な範囲において利用します。

?提出された請求書および本人確認書類等は返却しません。請求書は本学で適切に管理するとともに、本人確認書類は確認作業後に廃棄します。

?本学教職員に関する個人情報の取扱いについては本法人のウェブサイトにてご確認ください。
 学校法人同志社


【個人情報の取扱いに関する問合せ先】

在学生:所属学部?研究科事務室
下記本学HPより、学部?研究科事務室、専門職大学院等をご参照ください。
 問合せ先一覧

卒業生:同志社大学校友課
 TEL:075-251-3009  FAX:075-251-3097
 ji-koyu@mail.doshisha.ac.jp

本学が保有個人データの安全管理のために講じた措置

(基本方針の策定)
?個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令?ガイドライン等の遵守」、「質問等の窓口」等について基本方針を策定

(個人データの取扱いに係る規律の整備)
?取得、利用、保存、提供、削除?廃棄等の取扱方法、個人データの取扱いに関する責任者?個人データを取り扱う担当者、その任務等について規程を策定
同志社個人情報保護規程
同志社大学個人情報保護委員会内規
同志社大学個人情報管理内規

(組織的安全管理措置)
?個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う担当者及び当該担当者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備
?個人データ取扱い状況を確認する手段の整備
?漏洩等事案の発生又は兆候を把握した場合の責任者への迅速な報告連絡体制を整備

(人的安全管理措置)
?個人データの取扱いに関する留意事項について、研修を実施
?情報セキュリティ対策についての注意事項をリーフレットとして配布し、構成員に周知を行っている。

(物理的安全管理措置)
?個人データベース等を取り扱うサーバ(オンプレシステム)について、管理区域を設け、カードキーによる入退出制限を行い、適切な管理を行っている。
?個人データを取り扱う機器及び電子媒体等の盗難や紛失の防止、並びに、電子媒体等を持ち運ぶ場合の漏えい等の防止のために、同志社大学情報セキュリティポリシーに基づいて適切に管理している。
?個人データが記載された書類等を廃棄する場合は、シュレッダーを用いる等、適切に廃棄している。

(技術的安全管理措置)
?ユーザIDに付与するアクセス権により、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定し、適切なアクセス制御を行っている。
?ユーザID、パスワード及びその他ワンタイムパスワード等の多要素認証システムを用いてアクセス者の識別と認証を行っている。
?個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウエアから保護する仕組みを導入している。
?情報システムの設計時にセキュリティを確保し、定期的に見直しを行うことで、情報システムの使用に伴う漏えい等の防止を図っている。

EU一般データ保護規則(GDPR)に基づくプライバシーポリシー

【個人情報保護及び苦情に関する問合せ先】

〒602-8580 京都市上京区今出川通り烏丸東入
同志社大学 倫理審査室
電話番号:075-251-3158
ji-rinri@mail.doshisha.ac.jp